Email Relay là gì? Hướng dẫn sử dụng Email Relay server chi tiết

Email Relay là gì?

Email Relay (hay còn gọi là SMTP Relay) là quá trình chuyển tiếp email từ một máy chủ email trung gian (relay server) đến máy chủ email đích của người nhận. Thay vì gửi email trực tiếp đến hộp thư người nhận, email sẽ đi qua một hoặc nhiều máy chủ trung gian để đảm bảo việc phân phối email diễn ra chính xác và an toàn.

Quá trình email relay cho phép các hệ thống email có thể gửi thư qua lại cho nhau dễ dàng, ngay cả khi chúng được lưu trữ trên các máy chủ email khác nhau. Giải pháp này giúp việc trao đổi thông tin qua mail giữa các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.

Cách thức hoạt động của email relay service

Quá trình email relay service kết nối máy chủ email của người gửi và máy chủ email của người nhận được diễn ra như sau:

- Khi người dùng nhấn gửi, email client (như Outlook hoặc webmail) sẽ chuyển thư đến máy chủ SMTP Relay đã được cấu hình trước.

- Máy chủ Relay thực hiện xác thực bằng cách kiểm tra username, mật khẩu hoặc địa chỉ IP, đồng thời quét virus và áp dụng bộ lọc chống spam để đảm bảo an toàn.

- Tiếp theo, Relay định tuyến: nếu người nhận thuộc cùng miền, thư được chuyển ngay vào hộp thư nội bộ; nếu khác miền, Relay tìm bản ghi MX tương ứng và gửi thư đến máy chủ đích.

- Trong trường hợp gặp sự cố (máy chủ đích không phản hồi hoặc từ chối), thư sẽ được đưa vào hàng đợi Retry, rồi tự động cố gắng gửi lại theo khoảng thời gian và số lần đã cấu hình.

- Khi máy chủ nhận chấp nhận thư, Relay sẽ gửi lại thông báo trạng thái (thành công hoặc bounce code) về email client hoặc hệ thống gửi, giúp bạn dễ dàng theo dõi và xử lý.

>>> Khám phá: Bộ công cụ Email Google Workspace  - Giải pháp tối ưu vận hành, giao tiếp trong công việc dành cho doanh nghiệp

Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ email relay

Dịch vụ Email Relay mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp cần gửi email số lượng lớn, đảm bảo khả năng mail vào inbox và bảo mật. Các lợi ích nổi bật của email relay service phải kể đến như:

Tăng tỷ lệ email đến hộp thư chính 

Dịch vụ email relay sử dụng các máy chủ có IP và domain được xác thực (SPF, DKIM, DMARC), giúp email tránh bị nhà cung cấp (Gmail, Outlook) đánh dấu là spam. Nhờ đó, thư quan trọng như xác nhận đơn hàng, thông báo hệ thống sẽ đến thẳng inbox thay vì thư mục rác, đảm bảo khách hàng không bỏ lỡ thông tin.

Bảo mật dữ liệu và chống tấn công mạng 

Khi sử dụng email relay, địa chỉ IP thật của doanh nghiệp được ẩn đi, giảm nguy cơ bị tin tặc nhắm mục tiêu tấn công DDoS hoặc khai thác lỗ hổng. Ngoài ra, các dịch vụ relay uy tín thường hỗ trợ mã hóa TLS/SSL, đảm bảo dữ liệu email không bị đánh cắp trong quá trình truyền tải.

Hỗ trợ gửi hàng loạt với tốc độ cao

Nếu doanh nghiệp cần gửi hàng nghìn email cùng lúc, dịch vụ relay có cơ sở hạ tầng mạnh mẽ để xử lý tải lớn mà không bị gián đoạn. Trong khi đó, nếu dùng SMTP thông thường, hệ thống có thể bị quá tải hoặc bị nhà mạng chặn do nghi ngờ spam.

Dễ dàng tích hợp với hệ thống hiện có

Các dịch vụ email relay cung cấp API/SMTP linh hoạt, giúp doanh nghiệp kết nối nhanh với website, phần mềm CRM hoặc ứng dụng nội bộ (ví dụ: WordPress, Salesforce). Nhờ đó, quy trình gửi email tự động (như reset mật khẩu, thông báo đơn hàng) được vận hành trơn tru mà không cần cấu hình phức tạp.

>>> Xem thêm: Điểm tên 7 địa chỉ mua email tên miền giá rẻ, uy tín nhất

Hạn chế khi sử dụng email relay cần chú ý

Khi sử dụng Email Relay Service, bên cạnh những lợi ích, cũng tồn tại một số hạn chế cần lưu ý để tránh rủi ro:

- Phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ: Toàn bộ luồng gửi email qua máy chủ của đối tác, nên nếu họ gặp sự cố sẽ làm trì hoãn hoặc gián đoạn việc gửi email của bạn.

- Chi phí vận hành và nâng cấp: Mức phí thuê dịch vụ relay thường cao hơn so với vận hành SMTP nội bộ, nhất là khi khối lượng email lớn hoặc cần các tính năng cao cấp.

- Rủi ro bảo mật nếu cấu hình không đúng: Việc quản lý credential và whitelist IP không chặt chẽ có thể bị lợi dụng để gửi spam hoặc tấn công, ảnh hưởng uy tín miền.

- Giới hạn quy định và chính sách của nhà cung cấp: Nhiều dịch vụ áp dụng throttle, giới hạn dung lượng đính kèm hoặc số lượng email mỗi giờ/ngày, nếu vượt quá có thể bị khóa tạm thời hoặc đưa vào hàng đợi gửi chậm.

- Phức tạp trong giám sát và phân tích lỗi: Khi email bị bounce hoặc reject, báo cáo thường từ máy chủ relay, yêu cầu công cụ và quy trình riêng để tổng hợp log và xử lý kịp thời.

- Khả năng tùy biến hạn chế: Không cho phép can thiệp sâu vào cấu hình (module lọc spam, quy tắc định tuyến), nếu cần yêu cầu đặc thù sẽ phải nâng cấp gói hoặc chuyển sang on‑premise.

Hướng dẫn sử dụng email relay MDaemon chi tiết từng bước

MDaemon Email Server là phần mềm máy chủ email dành cho nền tảng Microsoft Windows, được phát triển bởi MDaemon Technologies. Giải pháp này phục vụ nhu cầu email và groupware cho doanh nghiệp nhỏ và vừa với khả năng triển khai cả dạng on‑premises lẫn phiên bản đám mây thuê bao. 

Ngay sau đây, Web4s sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng relay trên MDaemon đơn giản. 

Bước 1: Mở phiên quản trị MDaemon

Kết nối vào máy chủ qua Console hoặc Remote Desktop Connection, sau đó khởi động MDaemon Remote Administration. Dùng chức năng tìm kiếm (Search) để mở mục cấu hình Open MDaemon Configuration Session. Đây là nơi bạn sẽ truy cập vào các thiết lập cấu hình chính của email relay.

Bước 2: Truy cập menu Server Settings

Từ giao diện Setup, chọn Server Settings → Servers & Delivery → Delivery hoặc đơn giản nhấn phím F2 để vào nhanh khu vực cấu hình liên quan đến routing email outbound.

Bước 3: Cấu hình gửi qua Smart Host

Trong tab Delivery → Message Routing, chọn lựa Send all outbound email to a smart host. Khi kích hoạt, toàn bộ email đi ra mạng Internet sẽ được gửi đến Relay Host được định nghĩa. Nếu việc gửi đến Smart Host thất bại, hệ thống sẽ tự chuyển email vào Retry queue và tiếp tục cố gắng gửi dựa trên thông số timeout đã định sẵn.

• Default Smart Host: nhập tên miền hoặc địa chỉ IP của máy chủ relay mà bạn muốn sử dụng.

• Treat default smart host as domain name and deliver to its MX hosts: bật nếu muốn MDaemon coi mục nhập là tên miền và phân phối theo bản ghi MX DNS; nếu không cần thì tắt mục này.

• Use SMTP Authentication: tích để bật xác thực SMTP, sau đó nhập username và password phù hợp để Smart Host chấp nhận gửi từ bạn.

Sau khi hoàn thành, nhấn Apply, rồi OK để lưu thiết lập.

Bước 4: Điều chỉnh cổng SMTP nếu cần

Nếu Smart Host yêu cầu sử dụng cổng khác ngoài 25 (ví dụ 465, 587, 2525 hoặc 8025), chuyển đến Setup → Server Settings → Ports, thay đổi Outbound SMTP Port, rồi lưu lại cấu hình bằng Apply → OK.

>>> XEM THÊM: Email hosting là gì? Phân biệt email hosting và email server chi tiết

Đăng ký dịch vụ Email server giá rẻ, ổn định tại Web4s

Web4s cung cấp giải pháp Email Server riêng – dịch vụ email dành cho doanh nghiệp với máy chủ riêng biệt, IP độc lập và toàn quyền quản trị hệ thống, phù hợp cho các tổ chức yêu cầu bảo mật cao và quản lý chi tiết.

Vì sao nên chọn Email Server của Web4s?

• Tỷ lệ thư vào inbox rất cao, thường đạt khoảng 99 %, nhờ IP riêng và cấu hình chống spam tối ưu.

• Độ ổn định vượt trội với cam kết uptime cao, đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục.

• Cấu hình máy chủ Cloud riêng biệt, không dùng chung tài nguyên, giúp tránh bị ảnh hưởng từ những user khác.

• Hỗ trợ đầy đủ các giao thức mail phổ biến như POP3, IMAP, MAPI và Webmail, tương thích với mọi thiết bị và phần mềm như Outlook, điện thoại di động,...

• Tích hợp đầy đủ SPF, DKIM, PTR để tăng cường xác thực email, nâng cao độ tin cậy thư gửi đi.

• Control panel quản trị chuyên nghiệp, giúp quản lý chi tiết hoạt động gửi/nhận, phân quyền người dùng và theo dõi lưu lượng mail.

• Hỗ trợ nhiều tên miền riêng trên cùng một hệ thống, phù hợp doanh nghiệp đa chi nhánh hoặc nhiều thương hiệu.

Đăng ký Email Server riêng tại Web4s ngay hôm nay để trải nghiệm dịch vụ cao cấp, bảo mật tối đa và hiệu suất vượt trội. 

Lời kết

Như vậy, Email Relay không chỉ là công cụ hỗ trợ gửi email mà còn là giải pháp tối ưu hóa tỷ lệ inbox, bảo mật dữ liệu và nâng cao hiệu suất giao tiếp doanh nghiệp. Dù bạn đang vận hành website thương mại điện tử, hệ thống CRM hay chiến dịch email marketing, việc sử dụng Email Relay đúng cách sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và tăng trải nghiệm khách hàng.