Bật mí cách trình bày email chuyên nghiệp nhất

Cách trình bày email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có thể tạo được những ấn tượng ban đầu tốn đối với nhà tuyển dụng, đối tác hay khách hàng. Trình bày email tưởng đơn giản nhưng nhiều người thường không chú ý đến điều này khiến việc soạn email thế nào cho đúng, cho độc đáo, chuyên nghiệp nhất lại trở nên vô cùng khó khăn.

1. Cài đặt email chuyên nghiệp

Để xây dựng email của bạn, các bạn cần thiết lập một số nội dung trong email trở nên ấn tượng. Chính email sẽ là yếu tố đầu tiên mà đối tác của bạn hay người nhận đánh giá sự chuyên nghiệp, nghiêm túc của bạn. Trong đó, bạn nên sử dụng tên của bạn cộng với một số ký tự liên quan đến ngày sinh, ngày kỷ niệm (để tránh lỗi trùng tên gmail),...

Cách viết Gmail chuyên nghiệp

Một số lưu ý có thể kể đến khi cài đặt email đó là không nên sử dụng Background màu mè, chỉ nên dùng màu đen hoặc xanh đậm, sử dụng các font chữ thông dụng, chỉ nên in đậm và viết in hoa ở những từ cần nhấn mạnh, phần chữ ký nên có đầy đủ thông tin như tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ,...

2. Sử dụng email đúng dịp

Không thể phủ nhận email là một phương tiện liên lạc vô cùng hữu ích nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc bạn sẽ sử dụng trong mọi trường hợp, trong khi, hiện nay bạn còn có thể liên lạc bằng mạng xã hội như Facebook, Zalo hay gọi điện,...

Vì vậy, bạn chỉ nên sử dụng email liên lạc như cần có nội dung cần lưu lại, đối tượng không tiện trao đổi trực tiếp, nội dung không gấp gáp, nội dung cần phải gửi cho nhiều khách hàng, đối tác hoặc địa chỉ khác nhau,...

3. Trả lời nhanh

Trả lời email nhanh là một thao tác giúp bạn xây dựng một email chuyên nghiệp. Theo đó, bạn hãy cố gắng trả lời mail trong thời gian sớm nhất hoặc trong trường hợp quá nhiều khách hàng gửi mail đến, các bạn có thể sử dụng mail trả lời tự động để khách hàng họ biết là người nhận đang quan tâm đến vấn đề của họ.

Cách trình bày email xin việc, email cho khách hàng chuyên nghiệp

4. Viết Subject có ý nghĩa

Subject thể hiện được nội dung chính mà email gửi tới, đối với tài khoản có số lượng thư đến lớn, một Subject quan trọng, ấn tượng sẽ được check đầu tiên. Vì vậy, các bạn hãy chú ý đặt một Subject ngắn gọn, súc tích và liên quan đến nội dung sẽ trình bày.

5. Trình bày rõ ràng, tránh gửi attachment

Một email ngắn hay dài sẽ đều phải đảm bảo các nội dung như gửi ai, nhắc đến vấn đề cần trao đổi, kiến nghị nếu có, kết thúc bằng câu chào Regards” hoặc “Your faithfully”. Ngoài ra, nên hạn chế gửi attachment mà hãy tóm tắt luôn nội dung cần trình bày, tỏ ra thái độ tôn trọng người nhận,...

Thực tế, cách trình bày email chuyên nghiệp đã giúp rất nhiều người thành công trong cuộc sống, ví dụ, họ đã tìm được một công việc tốt, nhận được nhiều lời mời phỏng vấn, có thêm nhiều khách hàng hay đối tác luôn thể hiện thái độ tôn trọng họ,...