Junk Mail là gì? Cách để email không rơi vào Spam

Junk mail là gì?

Junk Mail (hay thư rác) là những email không mong muốn, thường được gửi đi hàng loạt với nội dung quảng cáo, khuyến mãi hoặc thông tin vô ích. Nguy hiểm hơn, nhiều thư rác còn chứa mã độc, virus hay liên kết giả mạo để lừa người nhận cung cấp dữ liệu cá nhân, thậm chí truy cập trái phép vào tài khoản. Điều này không chỉ gây phiền toái mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn về bảo mật.

Junk mail là gì?

Để hạn chế tác hại, các dịch vụ email như Gmail hay Outlook đã phát triển bộ lọc tự động, chuyển phần lớn Junk Mail sang mục Spam. Tuy vậy, hệ thống này không phải lúc nào cũng chính xác tuyệt đối và đôi khi những thư quan trọng cũng bị rơi vào thư mục rác. Vì thế, việc chủ động nhận diện và kiểm soát Junk Mail là điều cần thiết để vừa an toàn, vừa không bỏ sót những email quan trọng.

>>> Xem thêm: SEG là gì? 7 tính năng giúp bảo vệ email an toàn tuyệt đối

Các thuật ngữ liên quan Junk Mail

Dưới đây là một số thuật ngữ liên quan đến Junk Mail mà bạn nên biết để hiểu rõ hơn và dễ dàng quản lý email hiệu quả:

Spam Mail: Thuật ngữ chung chỉ những email không mong muốn, gửi hàng loạt, trong đó Junk Mail là một dạng.
Phishing Email: Email giả mạo, thường dùng thủ thuật lừa đảo để đánh cắp thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng.
Spoofing: Hành vi giả mạo địa chỉ người gửi để lừa người nhận tin rằng email đến từ nguồn đáng tin cậy.
Blacklist (DNSBL/RBL): Danh sách chặn các địa chỉ IP hoặc tên miền đã bị đánh dấu gửi thư rác.
Whitelist: Danh sách cho phép – chứa những email/địa chỉ tin cậy để đảm bảo không bị đánh dấu nhầm là Spam.
Email Filtering: Bộ lọc email, dùng để phân loại thư rác, thư quảng cáo và thư hợp lệ.
Bounce Email: Thư bị trả lại do địa chỉ không tồn tại hoặc bị từ chối bởi máy chủ.
Opt-in Email: Email được gửi đến người dùng khi họ đã đăng ký nhận (hợp pháp, khác với Junk Mail).
Opt-out Email: Email cho phép người nhận từ chối không nhận thêm thư trong tương lai.
Bulk Email: Email gửi hàng loạt – có thể là marketing hợp pháp hoặc thư rác tùy cách sử dụng.

Tại sao email bị gửi vào Junk Mail?

Có nhiều lý do khiến email dù quan trọng vẫn bị đánh dấu là Junk Mail. Nguyên nhân chính là vì bộ lọc thư rác điện tử tự động chỉ có thể nhận diện dựa trên các tiêu chí nhất định. Ngoài những tiêu chí này thì còn rất nhiều lý do khác như:

Thiếu hoặc sai cấu hình xác thực (SPF, DKIM, DMARC)

Nếu tên miền gửi email không được cấu hình đầy đủ hoặc đúng cách các bản ghi SPF, DKIM, DMARC, máy chủ nhận không thể xác minh nguồn gốc hợp lệ của email. Khi các bản ghi này thiếu hoặc không khớp, email dễ bị coi là giả mạo hoặc tiềm ẩn nguy cơ phishing, dẫn đến bị chuyển vào thư mục spam.

Uy tín của domain / IP gửi thấp

Các nhà cung cấp dịch vụ email (Gmail, Outlook, Yahoo…) theo dõi lịch sử gửi email từ domain hoặc địa chỉ IP. Nếu trước đó có nhiều email bounce, bị người nhận đánh dấu spam hoặc gửi với tần suất bất thường, uy tín sẽ giảm. Khi uy tín thấp, dù email hợp lệ vẫn bị hệ thống nghi ngờ và lọc vào thư rác.

Tại sao email bị gửi vào Junk Mail?

Nội dung có dấu hiệu spam

Nội dung email nếu chứa quá nhiều từ ngữ khuyến mãi (free, giảm giá, urgent…), sử dụng quá mức chữ HOA, chèn nhiều link hoặc hình ảnh, mã HTML lộn xộn, hoặc thiếu bản text thuần thì dễ bị bộ lọc đánh giá là spam. Ngay cả khi xác thực và uy tín tốt, nội dung không hợp lý vẫn là “yếu tố nghi ngờ” mạnh.

Tỷ lệ tương tác thấp hoặc phản hồi tiêu cực

Các hệ thống lọc sử dụng tín hiệu từ người dùng như tỷ lệ mở, tỉ lệ nhấp, số lần xóa mà không đọc, hoặc số lần người dùng đánh dấu là spam. Nếu email gửi tới người nhận ít được mở, ít tương tác hoặc bị đánh dấu nhiều, hệ thống sẽ đánh giá rằng email không mong muốn và ưu tiên gửi vào junk.

Gửi với khối lượng lớn bất thường / không ổn định

Nếu một email gửi đi với số lượng lớn đột ngột từ một tài khoản mới hoặc ít gửi trước đó, điều này có thể bị hiểu là chiến dịch spam. Việc gửi không ổn định – có lúc ít, có lúc nhiều – tạo ra “biến động” trong mô hình gửi, dễ kích hoạt lọc spam.

Danh sách người nhận không “sạch”

Nếu gửi tới địa chỉ không hoạt động, địa chỉ đã bị bỏ qua lâu, hoặc địa chỉ là “spam trap” (dùng để phát hiện gửi spam), các hệ thống sẽ đánh giá danh sách gửi không lành mạnh và chuyển email vào spam.

Không có lựa chọn hủy đăng ký rõ ràng

Với email mang tính thương mại, nếu người nhận không thấy cách dễ dàng để từ chối nhận tiếp, họ có thể đánh dấu spam. Các hệ thống lọc đánh giá đây là vi phạm chuẩn gửi email marketing, dẫn đến đưa email vào spam.

>>> Xem thêm: Mail nội bộ là gì? Cách gửi email nội bộ CHI TIẾT

Cách khắc phục mail bị rơi vào spam

Tình trạng mail bị rơi vào Junkmail/spam kéo theo nhiều vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và uy tín doanh nghiệp. Một số biện pháp xử lý email bị rơi vào Junk Mail mà bạn có thể tham khảo như:

Cách khắc phục mail bị rơi vào spam

Thiết lập và kiểm tra SPF, DKIM, DMARC cho domain gửi mail để xác thực nguồn gửi
Sử dụng IP riêng (dedicated IP) hoặc kiểm soát IP chia sẻ, và “làm ấm” IP/domain mới bằng cách tăng dần lượng gửi
Duy trì danh sách người nhận sạch: loại bỏ địa chỉ invalid, bounce cao, dùng opt-in rõ ràng
Chỉ gửi tới những người có tương tác tích cực, người mở mail, nhấp link; với người không tương tác lâu, thực hiện chiến dịch tái kích hoạt hoặc loại khỏi danh sách
Sáng tạo tiêu đề và nội dung email chuyên nghiệp, rõ ràng: tránh từ ngữ “spammy”, có tỷ lệ văn bản / hình ảnh hợp lý
Đảm bảo email có phiên bản plain text bên cạnh HTML và không chèn quá nhiều hình ảnh hay link rút gọn
Giữ thương hiệu gửi và domain gửi email nhất quán với thương hiệu hoặc trang web người nhận đã biết
Theo dõi các chỉ số quan trọng như tỷ lệ bounce, báo cáo spam, tỷ lệ mở / nhấp để phản ứng kịp thời
Kiểm tra trước khi gửi bằng cách gửi thử tới các tài khoản thử nghiệm để xem có vào spam hay không
Gửi email ổn định theo lịch đều đặn, tránh đột ngột gửi khối lượng lớn

>>> Các bài viết liên quan:

- Email Relay là gì? Hướng dẫn sử dụng Email Relay server chi tiết

- Spam email là gì? Nguyên nhân và cách chặn email spam

Lời kết

Hiểu rõ về Junk Mail và nắm được cách phòng tránh sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn quá trình gửi thư, đảm bảo email luôn được ưu tiên vào hộp thư chính. Đừng để email của bạn mất hút trong thư mục spam. Hãy áp dụng ngay những biện pháp tối ưu để gia tăng hiệu quả liên lạc và marketing.

THÔNG TIN LIÊN HỆ